No, no me he vuelto loco y de repente quiero arremeter contra Gmail. Todo lo contrario; en este email quiero contarte por qué deberías dejar de usar Gmail y comenzar a utilizar Google Workspace.
Pero antes de comenzar, deberíamos hacernos la siguiente pregunta.
¿Qué es Google Workspace?
Google Workspace (antes llamado Gsuite) es un servicio de Google que nos permite usar un correo corporativo propio en toda su suite: Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Meet, etc.
Es decir, en vez de utilizar un loquesea@gmail.com, usaremos un hola@loquesea.com (o similar) en Gmail, Calendar, Drive, etc.
Una vez definido el qué, vamos con las razones por las que deberías cambiarte a la suite corporativa de Google.
Mayor profesionalidad en tus comunicaciones
No cabe duda que a la hora de dar a conocer tu email, si es un correo corporativo, vas a ganar puntos de cara al usuario final. Queda más profesional un correo electrónico corporativo que un gmail u outlook cualquiera.
Además, el hecho de comenzar a utilizar Google Meet, Calendar o Drive con tu correo corporativo profesional hará que esa visión de tu marca se vea reforzada.
Mayor capacidad de almacenamiento
Si con la versión gratuita de Gmail nos ofrecen hasta 15 Gb de espacio en Google Drive, con Google Workspace tendremos desde 30 GB hasta 5 TB.
Revisando los precios, vale la pena contratar el plan intermedio (Business Standard) porque por 9,6€ al mes tienes hasta 2 TB por usuario. Más que suficiente para almacenar todo tu material clínico, vídeos, etc.
Google es quien envía tus correos
Cuando tenemos un correo corporativo con cualquier hosting, es este el que se encarga de enviar nuestros correos electrónicos salientes. En este caso dependemos de ellos a la hora de enviar nuestros emails.
En cambio, cuando usamos la suite de Google, estamos usando sus servidores para el envío. Y esto es mucho decir.
Es mucho más probable que deje de funcionar tu hosting a que se caigan todos los servidores de Google y no puedas enviar tus emails (no imposible, claro está).
Además, podemos tener la certeza que otros servidores no trataran nuestros emails como spam (si has seguido una serie de buenas prácticas, por supuesto).
Mayor seguridad en las comunicaciones
Al contratar Google Workspace te aseguras, con el contrato que firmas, que cumplen con todas las normativas europeas en materia de seguridad de cara al paciente o cliente: encriptación de datos en Gmail y Google Drive, verificación en dos pasos, supervisión y control de la seguridad de las contraseñas, notificaciones de posibles problemas de seguridad, uso obligatorio de conexiones SSL y mucho más.
Utilización de Google Meet mejorado
Cuando contratamos Google Workspace tenemos a nuestra disposición un Google Meet con mayores prestaciones que el que utilizamos con la versión gratuita. Además, las videoconferencias de Meet se encriptan en tránsito, y sus reuniones están protegidas por múltiples medidas de seguridad. Esto es algo que no se puede asegurar con la versión gratuita de Gmail.
Por otra parte, Meet está completamente integrado con Google Workspace, por lo que puedes compartir las reuniones directamente desde un evento de Calendario o un correo electrónico.
Trabajo en la nube
Como ya hemos visto anteriormente, todos los archivos que se encuentran en Google Drive están encriptados y podemos estar completamente seguros que no se van a perder. Gracias a Google Workspace podemos crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más.
Además de tenerlas en la nube y saber que es muy improbable que perdamos un documento, podemos trabajar en tiempo real con otras personas.
Yo hace mucho tiempo que no utilizo un Word o Excel para trabajar en el ordenador; todo lo hago a través de Google Docs o Google Sheets.
Resumen
Si tratas datos de importancia con pacientes o clientes y los compartes a través de tu Gmail personal (Drive, Gmail, Meet) deberías plantearte el cambio a Google Workspace para asegurarte que toda esa información está encriptada y segura. Además, te aseguras al 100% que cumples con la actual RGPD, cosa que no puedes asegurarte con un servicio gratuito.
Por supuesto, si necesitas ayuda con el cambio y quieres que nos encarguemos de migrar tu actual Gmail a un correo electrónico corporativo, ponte en contacto con nosotras.
¡Estaremos encantadas de ayudarte!
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